Vývoj pracovního prostředí, 1. část: Posílení postavení a zvýšení odpovědnosti zaměstnanců

Myšlenka architekta Vitruvia dokazuje vyspělost antické společnosti v mnoha oblastech. Vývoj koncepce pracovního prostoru a prostředí úzce souvisí s vývojem celé lidské společnosti napříč dějinami lidstva.

Většina dnešních zaměstnanců sdílí názor, že běžná kancelář veškeré požadavky na trvanlivost a užitečnost splňuje. Zdaleka ale nelze říct, že by byla krásná. Dnešní společnost je založena na znalostech a od toho by se měla také odpovídajícím způsobem odvíjet celá koncepce pracovního prostředí.

Vzestup společností založených na znalostech

Společnosti si postupem času začaly uvědomovat, že pracovní prostředí má přímý dopad na celou kulturu firmy, výkonnost a na získávání a udržování schopných zaměstnanců. Rovnováha mezi pracovním a osobním životem se v důsledku využití moderních technologií postupně mění v rovnováhu mezi prací v osobním životě a osobním životem v práci. To znamená, že jsou zaměstnanci neustále v pracovní pohotovosti. Tento přístup je založen na znalostech a vědomostech. Firmy uplatňující tento trend jsou připraveny sklízet úspěch ve své práci jako první.

K zásadním změnám však nedochází pouze v oblasti technologií a koncepce pracovního prostředí. Mění se také způsob a proces řízení, a to jak na straně zaměstnanců, tak ze strany vedení. Řízení a koncepce pracovního prostředí tedy přechází ze staromódního modelu založeného na kontrole na nový moderní způsob, který vychází z vkládání důvěry a celkově posíleného postavení zaměstnanců. Jinými slovy se upouští od zavedeného stereotypu, kdy zaměstnavatel dohlíží na to, zda a jak zaměstnanec pracuje. Místo toho se prosazuje model, který se zaměřuje především na následné měření vývoje výkonnosti a výsledků. Zároveň je potřeba, aby se zaměstnanci rozvíjeli a byli schopni být zodpovědní, angažovaní, iniciativní a dokázali vzájemně spolupracovat.

Lidé – největší deviza společnosti

Největší deviza firem založených na znalostech a vědomostech tvoří právě zaměstnanci. Každá společnost se snaží přilákat a udržet si ty nejlepší zaměstnance. To však není jednoduchý úkol. Uchazeči často dávají přednost společnostem, které se něčím liší od ostatních – společnostem s moderním přístupem, flexibilitou a rozvinutou firemní kulturou. V oblasti personalistiky a procesu dosahování cílů vedení společnosti hraje velmi důležitou roli nová koncepce pracovního prostředí a firemní kultury.

Pokud přijde na pohovor v rámci výběrového řízení uchazeč o zaměstnání, první věc, kterou udělá, je to, že se podívá kolem sebe a prohlédne si dané pracovní prostředí. Pro talentované jedince (a to zejména u mladší generace) platí, že plat není jediným důležitým faktorem. V rozhodovacím procesu pro ně hrají hlavní roli faktory jako prostředí, ve kterém budou pracovat, styl řízení a rovnováha mezi prací a soukromým životem. Představte si ideálního kandidáta, který si po příchodu do vaší kanceláře sám pro sebe řekne: „Tady bych moc rád pracoval.“

Případová studie společnosti Philips Česká republika

Před necelými třemi lety se společnost Philips Česká republika rozhodla přehodnotit svou koncepci pracovního prostoru a spolu s ním také svou firemní kulturu. Původní prostory společnosti byly tvořeny dlouhými tmavými chodbami s malými kancelářemi po obou stranách. V nových kancelářích, kam se společnost Philips přestěhovala před rokem a půl, vedení firmy zavedlo koncepci dílčích aktivit – tzv. Activity-Based Workplace.

Tato koncepce pracovního prostředí poskytuje zaměstnancům různé prostory pro různé činnosti, které v průběhu dne vykonávají. Prostory obvykle zahrnují místa určená pro soustředění, spolupráci, kreativní činnost, komunikaci a další aktivity. Tato místa jsou k dispozici všem zaměstnancům, a to kdykoliv je potřebují. Některá oddělení, například personální, právní nebo IT, mají své vlastní kanceláře, zatímco například obchodní a marketingové oddělení uplatňuje politiku sdílených pracovních míst.

Vzhledem k tomu, že pracovníci plní každodenně odlišné úkoly a jejich pracovní činnosti se v průběhu týdne zásadně mění, je tento typ uspořádání pro tyto potřeby naprosto vyhovující.

Řekněme, že:

připravujete nabídku pro klienta a potřebujete klid na to, abyste se mohli soustředit. máte konferenci na Skypu s kolegou, který je na služební cestě, a potřebujete tichou místnost a prostor, kde nebudete rušit své spolupracovníky. máte schůzku v zasedací místnosti. potřebujete probrat nějaké informace s kolegou u kávy na pohovce. máte schůzku s klientem a potřebujete využít zasedací místnost nebo pohovku.

Každý úkol má svá specifika a pracovní prostor by měl poskytovat prostředí vedoucí k jeho efektivnímu a kvalitnímu provedení. Koncepce aktivního pracovního prostoru vyžaduje profesionální přístup a vzájemný respekt mezi zaměstnanci – ať už se jedná o dodržování času schůzek při využívání zasedacích místností nebo o ohleduplnost v místnostech s tichým režimem.

Vylepšená spolupráce a komunikace

Zavedení koncepce pracovního prostředí pro dílčí činnosti v nových prostorách společnosti Philips vyústilo ve výrazné zlepšení spolupráce a komunikace mezi zaměstnanci i v rámci týmů. Výsledkem bylo urychlení rozhodovacího procesu napříč vedením. Nové prostory také zamezují nepořádnosti a vyzývají k odpovědnosti a ohleduplnosti. Upravené pracovní prostředí dělá dobrý dojem na partnery, kteří kanceláře navštíví, i na uchazeče o zaměstnání.

Prostřednictvím této změny vytváří Philips cestu k nové éře dalším společnostem – k éře posíleného postavení zaměstnanců. Cílem celého konceptu je na základě nových zkušeností povzbudit ke změně v rámci pracovního prostředí také další společnosti a řídicí pracovníky a umožnit jim tento trend následovat. Díky tomu budou, stejně jako společnost Philips, snadněji čelit současným i budoucím výzvám a budou vždy o krok napřed před konkurencí.