FACILITY MANAGEMENT JAKO JEDEN Z NEJDŮLEŽITĚJŠÍCH ČLÁNKŮ ŽIVOTNÍHO CYKLU BUDOVY

Jedni je využívají coby digitální rýsovací prkno, jiní jako chytřejší objektově orientovaný CAD. Nejnověji s ním pak pracují ti, kteří se rozhodli pro parametrické navrhování, jež přináší využití principů informačního modelu budovy nebo, slovy konkurence, Virtuální budovy. Je přitom paradoxem, že nasazení softwarových řešení v projekční praxi přináší efektivitu, a tím též úspory do segmentu projektových prací, které tvoří zhruba 10–15 % celkových nákladů na stavbu budovy. Během celého životního cyklu budovy jsou však výdaje okolo správy a údržby objektu nesrovnatelně vyšší. A právě v těchto dalších fázích je prostor pro řešení, která se dostávají do popředí zájmu softwarových vývojářů, ale, co je důležitější, i jejich samotných uživatelů.I z toho celkem logicky vyplývá snaha hlavních CAD vývojářů nabídnout softwarová řešení, která by přinesla úspory i v dalších fázích, například výstavby nebo při užívání stavby. V posledním čísle časopisu KONSTRUKCE v roce 2005 jsem zmiňoval nové „rozměry“, které získává stavebnictví v přímé návaznosti na data, jež jsou výstupem projekční kanceláře. Při použití informací o budově z 3D modelu od projektanta je možné v návaznosti na čerpání prostředků v čase získat přesnější kontrolu nad stavbou nové budovy. Nehledě na možnost si tak snadnoověřit realizovatelnost navrhovaného díla. Při investicích, které stavebnictví zaznamenává, jsou pak úspory „jen“ 5% významnou částkou.Náklady na projektové práce a na realizaci stavby jsou v porovnání s náklady na provozování a údržbu budovy v takovém nepoměru, že úvaha nasadit efektivnější softwarové řešení v návaznosti na možnost sdílení dat s ostatními účastníky životního cyklu budovy je na místě. Podle informace Mezinárodní asociace facility managementu (IFMA) jsou úspory při důsledném nasazení facility managementu (FM) 30 % u provozních nákladů a 40 % v prostorovém využití spravovaného majetku. K této úspěšnosti nepochybně přispívá v dnešní době i softwarové řešení, které je v této fázi životního cyklu nasazeno. Tak jako projektant navrhuje pomocí počítače (Computer Aided Designs), a tudíž používá CAD program, tak facility manažer spravuje majetek pomocí počítače a softwarového řešení CAFM (Computer Aided Facility Management).Ovšem stejně jako nasazení CAD aplikace v projekční kanceláři není samo o sobě samospasitelné, tak ani nasazení CAFM nutně neznamená okamžitý přínos pro majitele či správce budovy. Jak ukazují zkušenosti z firem, kde systém zavedli, očekávané úspory se dostavily po 2–3 letech. Je třeba si uvědomit, že to není program, který s ukončením instalace začnete okamžitě používat. Proces nasazení CAFM začíná nejen vlastním výběrem a instalací programového vybavení, je potřeba předem analyzovat potřeby firmy a definovat též nároky systému na další podnikové databáze. Samotná analýza hraje důležitou roli právě při přípravě a nastavení systému s největším dopadem na očekávanou efektivitu. Zadání zde hraje velice důležitou fázi při plánovaném přechodu na CAFM. Facility management si nelze představit jako jednu činnost, která vyřeší starosti okolo správy budovy a jejího majetku. Definice pojmu FM, tak jak jej uvádí IFMA, říká: „Facility management je metoda, jak v organizacích vzájemně sladit pracovníky, pracovní činnosti a pracovní prostředí, které v sobě zahrnuje principy obchodní administrativy, architektury, humanitních a technických věd. Jinak lze FM prezentovat jako obor, který optimalizuje podpůrné procesy ve společnostech s ohledem na organizaci i ekonomii. Cílem je efektivně podporovaný hlavnívýrobní program společnosti.“NA CO FM?Znalosti FM se hodí především při strategickém a taktickém plánování zařízení a vybavení, při financování zařízení a vybavení, výběru, nájmu a správě nemovitostí či při výběru nábytku, zařízení a externích služeb. Bude dobrým služebníkem těch, kteří se zabývají výstavbou, rekonstrukcí nebo stěhováním. Dále má FM na starosti nepřeberné množství aktivit: zdraví, bezpečnost, ochranu, stanovení organizačních pravidel a postupů, měření a řízení kvality prostředí, architekturu, inženýring, prostorové plánování a řízení, provoz budov, údržbu a správu, dohled na obchodní služby (kopírování, doprava, úklid, stravování), telekomunikace,ale i životní prostředí.PROČ FM?FM je komplexní činnost, která se v případě úspěšného nasazení odvděčí redukcí provozních nákladů (až o 30 %) a snížením prostorových nároků (až o 40 %). Dále jsou informace FM využitelné jako strategický přehled pro pláno-vání nebo pro zpřesnění účetnictví a inventarizace, dále pro rozdělení nájemného a odpisů, optimalizaci prostředků a v neposlední řadě pro přesnou adresaci nákladů.PRO KOHO JE FM?O nasazení FM nebude nikdo zřejmě uvažovat při investici do rodinného bydlení. Hlavní možnosti uplatnění a nasazení FM jsou v podnikové oblasti – v průmyslu, u finančních institucí, administrativních či obchodních center. Nesporné je též nasazení FM u státních institucí, ať už třeba v sektoru zdravotnictví nebo školství.JEDEN PŘÍKLAD ZA VŠECHNYSoftwarových řešení CAFM je na trhu minimálně tolik, kolik je silných CAD firem pro oblast projektování. Vazba mezi CAD systémem a CAFM řešením pro správu budovy a majetku je díky zmiňované možnosti sdílení dat v době životního cyklu budovy jasným spojovacím článkem. Z velkých hráčů na trhu CAFM je tedy většina silných i v oblasti CAD. Zářným příkladem je firma Graphisoft, jejíž původní doménou byl především ArchiCAD – software pro architekty a projektanty postavený na bázi Virtuální budovy. Z výhody Virtuální budovy vychází též ArchiFM, který je plně integrovaným 2D/3D facility management systémem. Poskytuje nástroje pro efektivní a úsporné řízení podpůrných činností spojených s provozem budovy v oblastech správy ploch a prostorů, řízení nájmů, údržby, inventáře, správy lidských zdrojů, poplatků, přístupů, stěhovaní atd. Systém může využít architekt, stavební inženýr, investor, facility manažer, investiční oddělení, vedení firmy, marketingové nebo účetní oddělení, údržba a další.Úkol CAFM systému spočívá v poskytnutí platformy pro konzistentní uložení a řízení dat, která se využívají k strukturovanému zobrazení informací o budově během celého jejího životního cyklu. Z této definice logicky vyplývají následující požadavky:Konzistentní uložení dat – všechna data by měla být uložena v centrální databázi, což nutně vyžaduje trojrozměrná grafická data (CAD) a vhodnou klasifikaci všech existujících alfanumerických popisů. Tyto informace musí být zobrazovány v různých formátech (z pohledu časového i technického) a v různých úrovních detailů. Informace by měly být dosažitelné z různých míst. Fundamentálním požadavkem je eliminace zdvojení dat a maximální automatizace jejich vkládání.Řízení dat – běžný pracovní proces by měl být integrován do systému s jasným a uživatelsky příjemným rozhraním, takže by uživatel CAFM měl mít kdykoli možnost přístupu k informacím, které potřebuje. Systém by neměl měnit pracovní prostředí, ale svým začleněním spíše podpořit jeho přirozený vývoj. Typickým příkladem je automobil, který není navržen CAD systémem, nýbrž designérem, a CAD je použit jen pro zobrazení designu. Funkce CAFM je podobná: měl by poskytnout inteligentní podporu každodenní práci spojené s facility managementem.Celý životní cyklus budovy – CAFM systém by měl být životaschopný od momentu vytvoření konceptu budovy pro posouzení jejího využití až po demolici. Je tedy „zodpovědný“ za řízení každé informace během celého životního cyklu budovy, což samozřejmě zahrnuje řízení všech informací spjatých se všemi, kdo se dostanou do kontaktu s budovou. To výrazně rozšiřuje FM funkce, jež jsou z dnešního pohledu tradiční. Pole působnosti a význam těchto aktivit specialistůroste a zahrnuje již fázi plánování využití budovy. Ze zkušeností vyplývá, že tam, kde je přítomen integrovaný CAFM systém již během realizace stavby, je větší část databáze, vyžadované pro správu majetku, dostupná během kolaudace.Strukturované, uživatelsky nastavitelné zobrazení informací je důležitý požadavek – různí uživatelé mají mít přístup pouze k těm datům, která pro ně mají význam, a navíc v strukturovaném formátu, který je pro ně lehce pochopitelný. Možnost nastavení uživatelského rozhraní brání přetěžování lidí: růst objemu dat nevyhnutelně vede ke ztrátě potřebného nadhledu.Ideální CAFM řešení: Virtuální budova – nutnost vyřešit popsané problémy vyžaduje radikální inovaci tradičních FM a CAFM konceptů. Nejprve zapomeňme na zavedené, ale zastaralé a nevýkonné koncepty, které se pokoušejí řešit problémy FM výhradně cestou tabulkového procesoru a připojených pasivních dvoudimenzionálních výkresů. Komplikované problémy, které před námi nyní vyvstávají, vyžadují aktivní grafické zobrazení (CAD), jež je neustále propojené s databází a je schopné sledovat a provádět změny v reálném čase. Měli bychom také využívat řešení, která jsou schopna simultánní komunikace v různých směrech.Model Virtuální budovy splňuje všechny zmíněné požadavky a přináší nové příležitosti, jak zobrazit realitu ve světě CAFM. Na základě konceptu Virtuální budovy vytvořil Graphisoft třetí generaci nástroje pro simulaci budovy, který má současně charakteristiku dvourozměrných výkresů, trojrozměrného modelu budovy i relační databáze.GDL technologie je další prověřenou myšlenkou v CAD aplikacích. Vytváří budovy a databáze z inteligentních a parametrických prvků, které nesou FM informace zadané výrobcem a přenášené po internetu. Automatický vstup dat do běžných databází (MS SQL, Oracle) je jen jedna z mnoha výhod aplikace, která drasticky snižuje cenu tvorby CAFM projektu. Dalším krokem je pak integrace Virtuální budovy do firemního systému (SAP, Oracle...), který naplňuje myšlenku Virtuální firmy.Technologie – ArchiFM je aplikace postavená na výkonném databázovém jádru (Oracle, MS SQL), grafická část využívá ArchiCAD. Sofistikované zobrazení reportů a jejich tvorba je v prostředí aplikace Seagate Crystal Reports, která je součástí instalace. Samostatnou kapitolou je ArchiFM WebServer, který prostřednictvím internetu/intranetu zpřístupňuje ArchiFM systém uživatelům bez instalovaného klientského softwaru.ZÁVĚRProblematika FM není jednoduchá. V dnešní době se pod pojmem FM neskrývá jediná činnost, nýbrž se jedná o výčet mnoha činností, které na sebe více či méně navazují a souvisejí se správou nemovitostí a majetku. Cílem nasazení softwarových řešení je najít snadnější cestu za přispění softwarových a hardwarových možností s možností sdílení aktuálních informací mezi mnoha subjekty, které se účastní procesů v různých etapách životního cyklu budovy. Problematika FM je natolik široká, že si zaslouží pravidelnější sledování této oblasti, a proto se s ní čtenáři na stránkách časopisu Konstrukce nesetkávájí naposledy.ZKRATKYCAD – Computer Aided Design – navrhování pomocí počítače. Data od projektanta mohou být zdrojem informací pro CAFM. Okamžitě aktualizované informace nabízí princip Virtuální budovy, včetně zachování zpětných vazeb mezi uživateli těchto informací.BIM – Building Information Model (informační model budovy) – princip, který umožňuje soustřeďovat informace o navrhované budově v jedné databázi, ze které je možné generovat nejen dvourozměrnou dokumentaci, ale také tabulky oken a dveří či výkaz výměr. Výhodou je, že postupně zapracovávané změny se projevují ve veškeré projektové dokumentaci generované z této databáze, ale i naopak.CAFM – Computer Aided Facility Managementzpůsob přístupuk činnosti FM, který využívá grafické prezentace informací k aktuálnímu přehledu o spravovaných nemovitostech.CRM – Customer Relationship Management(řízení vztahů se zákazníky) – informace z již používaných databází je potřeba před nasazením CAFM vyhodnotit a zvážit možnost jejich svázání s dalšími podnikovými systémy.ERP – Enterprise Resource Planning(softwarové systémy pro podnikové řízení, plánování a sledování, např. Navision, SAP...) – informace získané z CAFM jsou nezřídka využívány v dalších vazbách. Výsledkem jsou ucelenější a okamžitě dostupné informace potřebné pro podnikové rozhodování.EDM – Electronic Document Management(elektronická správa dokumentů – též Engineering Data Management) – sdílení dat pro různé procesy vyžaduje jejich sofistikované skladování. Důležité je také zpřístupnění dat pouze oprávněným uživatelům.PLM – Product Lifecycle Management(tradičně správa produktových dat během celého životního cyklu výrobku – návrh, výroba, prodej, distribuce, servis) – nověji může být tento termín používán v souvislosti se stavbou – návrh, realizace, užívání, rekonstrukce, demolice.PDM – Product Data Management(elektronická správa dat o výrobku). ZAJÍMAVÉ ODKAZY O FMhttp://www.ifma.czhttp://www.skanska-facilities.czhttp://www.facilitymanagement.cz